timeghost Time Tracking ermöglicht Organisationen, Arbeitszeiten, Projektzeiten oder beide Zeitarten in einer Anwendung zu erfassen und zu verwalten.
Welche Funktionen dabei zur Verfügung stehen, richtet sich nach dem gewählten Zeiterfassungsmodell. Zusätzlich bestimmen Rollen und Berechtigungen, welche Bereiche einzelne Nutzer sehen und welche Aktionen sie ausführen dürfen.
Kurz zusammengefasst Das Zeiterfassungsmodell bestimmt, wie Zeiten erfasst werden. Rollen und Berechtigungen bestimmen, wer welche Funktionen nutzen und Daten sehen oder verwalten kann.
Zwei Arten von Zeiten
timeghost Time Tracking unterscheidet zwischen Arbeitszeiten und Projektzeiten.
Arbeitszeiten bilden ab, wann ein Mitarbeitender gearbeitet hat. Dazu können Arbeitsphasen, Pausen und Abwesenheiten gehören. Sie werden unter anderem für Soll-Ist-Vergleiche, Arbeitszeitregeln und Zeitkonten verwendet.
Projektzeiten beschreiben, womit diese Zeit verbracht wurde. Projektzeit-Einträge können Projekten, Aufgaben, Kunden und Kennzeichen zugeordnet werden und außerdem Abrechnungsinformationen enthalten.
Je nach Konfiguration des Arbeitsbereichs können beide Arten von Zeiten unabhängig voneinander oder gemeinsam verwendet werden.
Zeiterfassungsmodell für die Organisation wählen
Jeder Arbeitsbereich verwendet eines von drei Zeiterfassungsmodellen:
- Nur Arbeitszeiten — Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeiten, ohne zusätzlich Projektzeiten zu pflegen.
- Nur Projektzeiten — Mitarbeitende buchen Zeiten auf Projekte und Aufgaben, ohne separate Arbeitszeiten zu pflegen.
- Projektzeiten mit automatischen Arbeitszeiten — Mitarbeitende erfassen Projektzeiten und timeghost erstellt daraus automatisch die zugehörigen Arbeitszeit-Einträge.
Das gewählte Modell beeinflusst außerdem, welche Funktionen, Navigationsbereiche und Rollen im Arbeitsbereich zur Verfügung stehen.
Von der Einrichtung zur täglichen Zeiterfassung
Bevor Mitarbeitende mit der Zeiterfassung beginnen, wird der Arbeitsbereich üblicherweise von einem Administrator eingerichtet.
Dazu können beispielsweise das Einladen von Nutzern, das Zuweisen von Rollen und Berechtigungen, das Einrichten von Arbeitszeitplänen und Arbeitszeitregeln sowie das Erstellen von Projekten gehören.
Anschließend können Mitarbeitende die für sie verfügbaren Funktionen entsprechend dem Zeiterfassungsmodell und ihren Berechtigungen nutzen.
Manager, Administratoren, Führungskräfte und weitere berechtigte Nutzer können abhängig von ihren Berechtigungen zusätzlich Daten verwalten oder prüfen.
Projekte, Aufgaben und Kunden
Projektzeiten können über mehrere miteinander verbundene Elemente strukturiert werden.
Einem Kunden können ein oder mehrere Projekte zugeordnet werden. Innerhalb eines Projekts können Aufgaben erstellt werden, um die geleistete Arbeit weiter zu unterteilen.
Projekte können außerdem festlegen, wer auf sie zugreifen darf, wer Aufgaben erstellen kann und welche Nutzer oder Gruppen Projektmitglieder sind. Aufgaben können zusätzlich bestimmten Nutzern oder Gruppen zugewiesen werden.
Projekt-Kennzeichen werden einem Projekt zugewiesen und automatisch an Projektzeit-Einträge dieses Projekts angehängt. Zeit-Kennzeichen können dagegen individuell für einen einzelnen Projektzeit-Eintrag ausgewählt werden.
Arbeitszeiten, Arbeitszeitpläne und Abwesenheiten
Wenn Arbeitszeiten verwendet werden, kann timeghost die erfassten Arbeitszeiten mit den geplanten Sollstunden eines Mitarbeitenden vergleichen.
Arbeitszeitpläne definieren die erwarteten Stunden. Erfasste Arbeitsphasen, Pausen und Abwesenheiten können anschließend zur Berechnung der tatsächlichen Arbeitszeit und des Zeitkontos verwendet werden.
Zusätzlich können Arbeitszeitregeln beispielsweise Vorgaben zu Pausen, maximaler täglicher Arbeitszeit oder Ruhezeiten definieren.
Abhängig von der Konfiguration können Regelverstöße entweder lediglich angezeigt werden oder die Einhaltung der Regeln kann erzwungen werden. In diesem Fall kann ein regelwidriger Eintrag erst gespeichert werden, nachdem er entsprechend korrigiert wurde.
Rollen und Berechtigungen
Nicht jeder Nutzer kann dieselben Informationen sehen oder verwalten.
Rollen und Berechtigungen bestimmen beispielsweise, wer Projekte verwalten, Zeiten anderer Nutzer einsehen, Daten exportieren oder administrative Funktionen verwenden darf.
Projektmitgliedschaften, Aufgabenzuweisungen, Gruppen und Beziehungen zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden können zusätzlich beeinflussen, welche Informationen und Aktionen für einen Nutzer verfügbar sind.
Daher können zwei Nutzer desselben Arbeitsbereichs trotz identischem Zeiterfassungsmodell unterschiedliche Funktionen sehen.
Auswertungen und Berichte
Erfasste Daten können in unterschiedlichen Auswertungsbereichen für Projektzeiten, Arbeitszeiten und Zeitkonten analysiert werden.
Abhängig vom jeweiligen Bereich lassen sich Daten beispielsweise nach Nutzern, Projekten, Kunden, Aufgaben, Kennzeichen und weiteren Kriterien filtern und gruppieren. Filterkonfigurationen können außerdem als Ansichten gespeichert werden, sodass häufig verwendete Auswertungen nicht jedes Mal neu zusammengestellt werden müssen.
Berechtigte Nutzer können die entsprechenden Daten zusätzlich exportieren und weiterverarbeiten.
Ein Arbeitsbereich, unterschiedliche Ansichten
Oberfläche und Navigation von timeghost Time Tracking passen sich an das gewählte Zeiterfassungsmodell und die Berechtigungen des aktuellen Nutzers an.
Ein Arbeitsbereich mit Nur Arbeitszeiten benötigt beispielsweise nicht alle projektbezogenen Funktionen. Bei Projektzeiten mit automatischen Arbeitszeiten stehen dagegen sowohl projektbezogene als auch arbeitszeitbezogene Bereiche zur Verfügung.
Einige in diesem Help Center beschriebene Funktionen sind deshalb möglicherweise nicht in jedem Arbeitsbereich sichtbar.
Wie geht es weiter?
→ Zeiterfassungsmodell auswählen
Lerne die drei verfügbaren Zeiterfassungsmodelle kennen und wähle die passende Konfiguration für deine Organisation.
→ Zugriff & Installation
Erfahre, wie du timeghost Time Tracking im Browser, in Microsoft Teams oder als Progressive Web App verwendest.
→ Arbeitsbereich einrichten
Konfiguriere Nutzer, Berechtigungen, Projekte und die wichtigsten Einstellungen, bevor dein Team mit der Zeiterfassung beginnt.