Mit Projektzeiten mit automatischen Arbeitszeiten erfassen Nutzer ihre Zeiten auf Projekte und Aufgaben, während timeghost daraus automatisch die zugehörigen Arbeitszeiten erstellt.

Dieses Zeiterfassungsmodell verbindet die projektbezogene Zeiterfassung mit eigenständigen Arbeitszeitaufzeichnungen, ohne dass Nutzer dieselben Arbeitszeiträume zweimal erfassen müssen. Projektzeiten und Arbeitszeiten bleiben dabei getrennte Daten und können für ihre jeweiligen Zwecke verwendet werden.


Kurz zusammengefasst

Nutzer erfassen Projektzeiten und timeghost erstellt daraus automatisch die zugehörigen Arbeitszeiten. Leerzeiten zwischen Projektzeiten können zu Pausen werden, während sich überschneidende Projektzeiten als Arbeitszeit nur einmal berücksichtigt werden.


So funktionieren automatische Arbeitszeiten


In diesem Zeiterfassungsmodell bilden die Projektzeiten die Grundlage für die Erstellung der Arbeitszeiten.

Nutzer erfassen ihre Tätigkeiten als Projektzeiten und ordnen sie beispielsweise einem Projekt und einer Aufgabe zu.

Auf Basis dieser Einträge erstellt timeghost automatisch separate Arbeitszeit-Einträge.


Die beiden Zeitarten erfüllen dabei unterschiedliche Zwecke:

  • Projektzeiten zeigen, woran ein Nutzer gearbeitet hat, und können für Projekte, Aufgaben, Budgets, Abrechnung und Profitabilität verwendet werden.

  • Arbeitszeiten zeigen, wann ein Nutzer gearbeitet hat, und können für Arbeitszeitpläne, Sollstunden, Arbeitszeitregeln, Abwesenheiten und Zeitkonten verwendet werden.


Nutzer müssen denselben Arbeitszeitraum dadurch nicht zusätzlich in beiden Bereichen pflegen.

Leerzeiten zwischen Projektzeiten werden zu Pausen


Besteht zwischen Projektzeit-Einträgen eine Leerzeit, kann timeghost diesen Zeitraum in der daraus entstehenden Arbeitszeit als Pause berücksichtigen.


Werden beispielsweise Projektzeiten von 08:00 bis 12:00 Uhr und anschließend wieder von 13:00 bis 17:00 Uhr erfasst, zählt der Zeitraum zwischen 12:00 und 13:00 Uhr nicht als Arbeitszeit und wird als Pause abgebildet.


So können Nutzer ihren Arbeitstag über ihre Projektzeiten strukturieren, während timeghost daraus die entsprechenden Arbeitszeiträume und Pausen ableitet.

Überschneidende Projektzeiten zählen als Arbeitszeit nur einmal


Projektzeit-Einträge können sich überschneiden, beispielsweise wenn Tätigkeiten parallel erfasst werden oder Einträge versehentlich überlappen.


Bei der Erstellung der Arbeitszeit wird ein überschneidender Zeitraum nur einmal berücksichtigt.


Läuft beispielsweise eine Projektzeit von 09:00 bis 11:00 Uhr und eine weitere von 10:00 bis 12:00 Uhr, umfasst die daraus entstehende Arbeitszeit den Zeitraum von 09:00 bis 12:00 Uhr – nicht vier Arbeitsstunden.


Arbeitszeit-Einträge selbst können sich nicht überschneiden.

Änderungen an Projektzeiten wirken sich auch auf Arbeitszeiten aus


Da die automatisch erstellten Arbeitszeiten auf den Projektzeiten basieren, werden Änderungen an den entsprechenden Projektzeiten auch in den zugehörigen Arbeitszeiten berücksichtigt.


Dadurch bleiben beide Bereiche synchron, ohne dass Nutzer denselben Zeitraum separat als Projektzeit und Arbeitszeit korrigieren müssen.


Projektzeiten und Arbeitszeiten bleiben dennoch eigenständige Einträge und können unabhängig voneinander ausgewertet werden.

Abwesenheiten bleiben getrennt


Abwesenheiten werden nicht aus Projektzeiten erstellt und bleiben von den automatisch erzeugten Arbeitszeiten getrennt.


Abhängig von ihrer Konfiguration können Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit die entsprechenden Sollstunden ausgleichen. Sie werden dadurch bei der Betrachtung der Zeit eines Nutzers berücksichtigt, ohne dass für eine

Abwesenheit Projektzeiten oder künstliche Arbeitszeiten erstellt werden müssen.

Arbeitszeitregeln gelten für die entstehenden Arbeitszeiten


Da in diesem Modell eigenständige Arbeitszeiten entstehen, können darauf Arbeitszeitregeln angewendet werden.


Diese können beispielsweise Anforderungen an Pausen, die maximale tägliche Arbeitszeit oder Mindestruhezeiten prüfen.


Je nach Konfiguration des Arbeitsbereichs können Regeln:

  • bei einem Verstoß lediglich warnen, während der Eintrag weiterhin möglich ist, oder

  • die Einhaltung erzwingen. In diesem Fall kann ein Eintrag, der gegen die konfigurierten Regeln verstößt, erst gespeichert werden, nachdem er korrigiert wurde.


Die Projektzeiten bilden damit die Grundlage für die Arbeitszeiträume, während arbeitszeitspezifische Vorgaben anhand der daraus entstehenden Arbeitszeiten geprüft werden.

Arbeitszeitpläne, Sollstunden und Zeitkonten


Die automatisch erstellten Arbeitszeiten können mit dem Arbeitszeitplan und den Sollstunden eines Nutzers verglichen werden.


Zusammen mit relevanten Abwesenheiten können diese Werte außerdem im Zeitkonto berücksichtigt werden.

Gleichzeitig stehen die ursprünglichen Projektzeiten weiterhin für projektbezogene Auswertungen, Abrechnung,
Budgets und Profitabilitätsanalysen zur Verfügung.


Damit kann derselbe Erfassungsprozess sowohl das Projektcontrolling als auch die Arbeitszeitauswertung unterstützen.

Wann eignet sich dieses Zeiterfassungsmodell?


Projektzeiten mit automatischen Arbeitszeiten eignet sich insbesondere, wenn deine Organisation sowohl:

  • wissen möchte, wofür Mitarbeitende ihre Zeit aufwenden, als auch

  • eigenständige Aufzeichnungen darüber benötigt, wann Mitarbeitende arbeiten.


Dabei müssen Nutzer dieselben Zeiträume nicht unabhängig voneinander als Projektzeit und Arbeitszeit erfassen.

Benötigst du ausschließlich Arbeitszeitaufzeichnungen, kann Nur Arbeitszeiten besser geeignet sein. Geht es ausschließlich um projektbezogene Zeiterfassung ohne separate Arbeitszeiten, kommt Nur Projektzeiten infrage.

Einen bestehenden Arbeitsbereich auf automatische Arbeitszeiten umstellen


Verwendet ein bestehender Arbeitsbereich aktuell Nur Projektzeiten, erfolgt der Wechsel zu automatischen Arbeitszeiten über ein Stichtagsdatum.


Der Stichtag bestimmt, ab welchem Datum neu erfasste Projektzeiten eigenständige Arbeitszeiten erzeugen. Bereits vorhandene historische Projektzeiten werden nicht rückwirkend umgewandelt.


Weitere Informationen zum Wechsel und zum Umgang mit bestehenden Daten findest du unter Auf automatische Arbeitszeiten umstellen.

Wie geht es weiter?


→ Das richtige Zeiterfassungsmodell wählen
Vergleiche die drei Zeiterfassungsmodelle und ihre jeweiligen Einsatzbereiche.


→ Nur Projektzeiten – das solltest du wissen
Erfahre, wie Projektzeiterfassung ohne separate Arbeitszeiten funktioniert.


→ Nur Arbeitszeiten – das solltest du wissen
Erfahre, wie timeghost funktioniert, wenn Arbeitszeiten direkt erfasst werden.


→ Auf automatische Arbeitszeiten umstellen
Erfahre, wie ein bestehender Projektzeit-Arbeitsbereich auf automatische Arbeitszeiten umgestellt werden kann.