Nach dem Erstellen eines Arbeitsbereichs in timeghost Time tracking helfen einige grundlegende Einstellungen dabei, dass Nutzer mit der passenden Struktur, den richtigen Berechtigungen und der erforderlichen Arbeitszeitkonfiguration mit der Zeiterfassung beginnen können.
Nicht jeder Einrichtungsschritt ist für jeden Arbeitsbereich relevant. Welche Konfiguration benötigt wird, hängt insbesondere davon ab, ob dein Arbeitsbereich Nur Arbeitszeiten, Nur Projektzeiten oder Projektzeiten mit automatischen Arbeitszeiten verwendet.
Kurz zusammengefasst
Wähle zunächst das passende Zeiterfassungsmodell. Füge anschließend deine Nutzer hinzu und richte die organisatorischen, projektbezogenen und arbeitszeitbezogenen Einstellungen ein, die für deinen Arbeitsbereich relevant sind, bevor die reguläre Zeiterfassung beginnt.
Empfohlene Reihenfolge für die Einrichtung
Für einen neuen Arbeitsbereich empfiehlt sich folgende Reihenfolge:
Zeiterfassungsmodell auswählen
Nutzer hinzufügen und Rollen zuweisen
Bei Bedarf Gruppen erstellen und zusätzliche Berechtigungen konfigurieren
Bei Bedarf Führungsbeziehungen einrichten
Arbeitszeitpläne und arbeitszeitbezogene Einstellungen konfigurieren, wenn das Zeiterfassungsmodell Arbeitszeiten umfasst
Kunden, Projekte und Aufgaben anlegen, wenn das Zeiterfassungsmodell Projektzeiten umfasst
Abwesenheiten und Arbeitszeitregeln konfigurieren, sofern relevant
Einrichtung prüfen, bevor Nutzer mit der regulären Zeiterfassung beginnen
Einige dieser Schritte können auch später ergänzt oder angepasst werden.
1. Zeiterfassungsmodell auswählen
Das Zeiterfassungsmodell bestimmt, welche Arten von Zeiten im Arbeitsbereich erfasst werden.
Du kannst zwischen folgenden Modellen wählen:
Nur Arbeitszeiten
Nur Projektzeiten
Projektzeiten mit automatischen Arbeitszeiten
Diese Entscheidung beeinflusst, welche Funktionen und Bereiche den Nutzern zur Verfügung stehen. Daher sollte das Zeiterfassungsmodell zu den ersten Einstellungen gehören, die du bei einem neuen Arbeitsbereich prüfst.
Eine Gegenüberstellung findest du unter Das richtige Zeiterfassungsmodell wählen.
2. Nutzer hinzufügen und Rollen zuweisen
Füge die Personen hinzu, die den Arbeitsbereich verwenden sollen, und weise jedem Nutzer die passende Arbeitsbereichsrolle zu.
Rollen legen grundsätzlich fest, auf welche Bereiche und Funktionen ein Nutzer zugreifen kann. timeghost stellt die Rollen Administrator, Manager, Controller und Nutzer zur Verfügung, wobei die verfügbaren Rollen auch vom gewählten Zeiterfassungsmodell abhängen.
Die Rolle Controller ist beispielsweise ausschließlich für Projektzeiten relevant und wird in einem Arbeitsbereich mit Nur Arbeitszeiten nicht angeboten.
Nutzer können bereits eingeladen werden, bevor alle weiteren Einrichtungsschritte abgeschlossen sind. Rollen und Berechtigungen sollten jedoch vor Beginn der regulären Zeiterfassung überprüft werden.
3. Nutzer mit Gruppen und Berechtigungen organisieren
Mit Gruppen kannst du Nutzer organisatorisch zusammenfassen und zusätzliche Berechtigungen effizient vergeben.
Berechtigungen können sowohl Rollen als auch Gruppen zugewiesen werden. Dadurch lässt sich der Zugriff beispielsweise für ein bestimmtes Team oder eine ausgewählte Gruppe von Nutzern erweitern, ohne deren Arbeitsbereichsrolle ändern zu müssen.
Eine Gruppe kann bei Bedarf auch nur einen einzelnen Nutzer enthalten, wenn diesem gezielt zusätzliche Berechtigungen zugewiesen werden sollen.
Gruppen sollten dort eingesetzt werden, wo sie eine sinnvolle organisatorische oder berechtigungsbezogene Struktur abbilden.
4. Führungsbeziehungen einrichten
Wenn deine Organisation mit Führungsstrukturen arbeitet, kannst du den jeweiligen Führungskräften die entsprechenden Mitarbeitenden zuordnen.
Eine Führungsbeziehung ist unabhängig von der Arbeitsbereichsrolle. Abhängig von den konfigurierten Berechtigungen können Führungskräfte Zugriff auf Informationen ihrer zugeordneten Mitarbeitenden erhalten, beispielsweise auf Arbeitszeiten, Aktivitäten, Zeitkonten oder Regelverstöße.
Dieser Schritt ist nur erforderlich, wenn führungsbezogene Zugriffe für deine Organisation relevant sind.
5. Arbeitszeitbezogene Einstellungen konfigurieren
Dieser Schritt ist für Nur Arbeitszeiten und Projektzeiten mit automatischen Arbeitszeiten relevant.
Richte die Arbeitszeitstruktur ein, die deine Organisation benötigt. Dazu können beispielsweise gehören:
Arbeitszeitpläne und Sollstunden,
individuelle Arbeitszeitpläne bei Bedarf,
Abwesenheitsarten und der Umgang mit Abwesenheiten,
Arbeitszeitregeln,
Einstellungen für Zeitkonten.
Diese Einstellungen bilden die Grundlage für die Einordnung und Auswertung der erfassten Arbeitszeiten.
Verwendet dein Arbeitsbereich Nur Projektzeiten, sind arbeitszeitspezifische Einstellungen in der Regel nicht erforderlich.
6. Kunden, Projekte und Aufgaben einrichten
Dieser Schritt ist für Nur Projektzeiten und Projektzeiten mit automatischen Arbeitszeiten relevant.
Lege die Projekte an, auf die Nutzer Zeiten erfassen können. Abhängig von deinem Anwendungsfall kannst du zusätzlich Kunden und Aufgaben erstellen sowie Projektmitglieder, Verantwortlichkeiten, Budgets, Stundensätze, Abrechnungseinstellungen und Kennzeichen konfigurieren.
Prüfe dabei insbesondere, ob ein Projekt öffentlich oder privat sein soll und ob bestimmte Aufgaben einzelnen Nutzern oder Gruppen zugewiesen werden sollen. Diese Einstellungen beeinflussen, welche Projekte und Aufgaben Nutzer bei der Projektzeiterfassung sehen und auswählen können.
Verwendet dein Arbeitsbereich Nur Arbeitszeiten, ist keine Projektkonfiguration erforderlich.
7. Abwesenheiten und Arbeitszeitregeln prüfen
Wenn Arbeitszeiten Bestandteil deines Zeiterfassungsmodells sind, solltest du festlegen, wie deine Organisation mit Abwesenheiten und Arbeitszeitregeln umgehen möchte.
Abwesenheiten können abhängig von ihrer Konfiguration die Sollstunden beeinflussen. Arbeitszeitregeln können beispielsweise Vorgaben zu Pausen, maximaler täglicher Arbeitszeit oder Mindestruhezeiten prüfen.
Arbeitszeitregeln können entweder lediglich auf Verstöße hinweisen oder ihre Einhaltung erzwingen. Wird die Einhaltung erzwungen, kann ein Eintrag, der gegen die konfigurierten Regeln verstößt, erst gespeichert werden, nachdem er korrigiert wurde.
8. Arbeitsbereich vor der regulären Nutzung prüfen
Bevor die reguläre Zeiterfassung für deine Nutzer beginnt, solltest du die wichtigsten Einstellungen noch einmal prüfen.
Achte insbesondere darauf, dass:
das richtige Zeiterfassungsmodell ausgewählt ist,
Nutzer die vorgesehenen Rollen und Berechtigungen besitzen,
relevante Gruppen und Führungsbeziehungen eingerichtet sind,
Arbeitszeitpläne und arbeitszeitbezogene Einstellungen korrekt konfiguriert sind, sofern sie benötigt werden,
erforderliche Projekte und Aufgaben verfügbar sind, sofern Projektzeiten verwendet werden.
Du musst nicht jede optionale Funktion konfigurieren, bevor Nutzer mit timeghost arbeiten können. Weitere Einstellungen, Projekte, Berechtigungen und organisatorische Strukturen lassen sich später ergänzen, wenn sich die Anforderungen deines Arbeitsbereichs weiterentwickeln.
Wie geht es weiter?
→ Das richtige Zeiterfassungsmodell wählen
Vergleiche die verfügbaren Zeiterfassungsmodelle und entscheide, welches zu deinem Arbeitsbereich passt.
→ Nur Arbeitszeiten – das solltest du wissen
Erfahre, was zu beachten ist, wenn dein Arbeitsbereich ausschließlich Arbeitszeiten erfasst.
→ Nur Projektzeiten – das solltest du wissen
Erfahre, was zu beachten ist, wenn dein Arbeitsbereich ausschließlich Projektzeiten erfasst.
→ Projektzeiten mit automatischen Arbeitszeiten – das solltest du wissen
Erfahre, wie Projektzeiten und automatisch erstellte Arbeitszeiten zusammenspielen.