Wenn du einen Arbeitsbereich auf Projektzeiten mit automatischen Arbeitszeiten umstellst, erfassen Nutzer weiterhin ihre Projektzeiten, während timeghost daraus automatisch die zugehörigen Arbeitszeiten und Pausen erstellt.
Wie die Umstellung erfolgt, hängt davon ab, wie Zeiten zuvor im Arbeitsbereich erfasst wurden. Ein Stichtag ist nur beim Wechsel von Nur Projektzeiten erforderlich. Wurden Arbeitszeiten und Projektzeiten zuvor getrennt erfasst, beginnt die automatische Erstellung der Arbeitszeiten unmittelbar nach der Umstellung.
Kurz zusammengefasst Beim Wechsel von Nur Projektzeiten legst du einen Stichtag für die automatischen Arbeitszeiten fest. Werden in deinem Arbeitsbereich bereits Arbeitszeiten und Projektzeiten getrennt erfasst, ist kein Stichtag erforderlich – die neue automatische Logik gilt unmittelbar nach der Umstellung.
Welche Umstellung trifft auf deinen Arbeitsbereich zu?
Es gibt zwei mögliche Ausgangssituationen:
| Bisherige Zeiterfassung | Umstellung auf automatische Arbeitszeiten |
|---|---|
| Nur Projektzeiten | Ein Stichtag legt fest, ab wann automatische Arbeitszeiten erstellt werden |
| Arbeitszeiten und Projektzeiten werden getrennt erfasst | Kein Stichtag erforderlich; automatische Arbeitszeiten beginnen unmittelbar nach der Umstellung |
In beiden Fällen erfassen Nutzer nach der Umstellung weiterhin ihre Projektzeiten. timeghost verwendet neu erstellte Projektzeiten anschließend automatisch, um daraus die zugehörigen Arbeitszeiten und Pausen zu erzeugen.
Von Nur Projektzeiten umstellen
Verwendet dein Arbeitsbereich aktuell Nur Projektzeiten, legst du beim Wechsel zu Projektzeiten mit automatischen Arbeitszeiten einen Stichtag fest.
Der Stichtag bestimmt, ab wann neu erstellte Projektzeiten eigenständige Arbeitszeiten erzeugen können.
Der Stichtag kann nicht in der Vergangenheit liegen.
Für den Stichtag und spätere Tage erzeugen neu erstellte Projektzeiten automatisch die entsprechenden Arbeitszeiten. Bereits vorhandene Projektzeiten aus der Zeit vor dem Stichtag bleiben unverändert und werden nicht rückwirkend in eigenständige Arbeitszeiten umgewandelt.
Dadurch entsteht ein klarer Übergang zwischen dem bisherigen Modell mit ausschließlich Projektzeiten und der neuen automatischen Arbeitszeitlogik.
Was passiert mit Projektzeiten vor dem Stichtag?
Bereits vorhandene Projektzeiten aus der Zeit vor dem Stichtag bleiben Bestandteil deiner historischen Daten.
Sie erzeugen durch die Umstellung nicht nachträglich eigenständige Arbeitszeiten. Auch wenn ein Projektzeit-Eintrag aus der Zeit vor dem Stichtag später bearbeitet wird, entsteht daraus nicht rückwirkend eine Arbeitszeit.
Dadurch verändert die Umstellung keine historischen Projektzeiten und erzeugt keine zusätzlichen Arbeitszeiten für Zeiträume, die noch unter dem bisherigen Zeiterfassungsmodell erfasst wurden.
Von getrennten Arbeitszeiten und Projektzeiten umstellen
Wenn Nutzer zuvor Arbeitszeiten und Projektzeiten getrennt voneinander erfasst haben, funktioniert die Umstellung anders.
In diesem Fall gibt es keinen Stichtag.
Sobald der Arbeitsbereich auf Projektzeiten mit automatischen Arbeitszeiten umgestellt wurde, gilt die automatische Logik unmittelbar. Ab diesem Zeitpunkt werden neu erstellte Projektzeiten verwendet, um daraus automatisch die entsprechenden Arbeitszeiten und Pausen zu erzeugen.
Nutzer müssen dieselben Arbeitszeiträume damit nicht mehr getrennt als Projektzeit und als Arbeitszeit pflegen.
So werden Arbeitszeiten nach der Umstellung erstellt
Sobald die automatische Arbeitszeitlogik gilt, leitet timeghost die Arbeitszeiten aus neu erstellten Projektzeiten ab.
Leerzeiten zwischen Projektzeit-Einträgen können dabei beispielsweise zu Pausen werden. Überschneiden sich Projektzeiten, wird der überschneidende Zeitraum bei der Arbeitszeit nur einmal berücksichtigt. Arbeitszeit-Einträge selbst können sich nicht überschneiden.
Wird ein Projektzeit-Eintrag geändert, für den bereits eine Arbeitszeit erzeugt wurde, wird die zugehörige Arbeitszeit entsprechend aktualisiert.
Projektzeiten und Arbeitszeiten bleiben dabei eigenständige Daten: Projektzeiten zeigen weiterhin, woran Nutzer gearbeitet haben, während Arbeitszeiten abbilden, wann sie gearbeitet haben.
Arbeitszeitfunktionen nach der Umstellung
Da nach der Umstellung eigenständige Arbeitszeiten geführt werden, können darauf auch arbeitszeitspezifische Funktionen angewendet werden.
Abhängig von der Konfiguration des Arbeitsbereichs gehören dazu Arbeitszeitpläne, Sollstunden, Arbeitszeitregeln, Abwesenheiten und Zeitkonten.
Arbeitszeitregeln können entweder lediglich auf Verstöße hinweisen oder ihre Einhaltung erzwingen. Wird die Einhaltung erzwungen, kann ein Eintrag, der gegen die konfigurierten Regeln verstößt, erst gespeichert werden, nachdem er korrigiert wurde.
Projektbezogene Funktionen wie Projekte, Aufgaben, Budgets, abrechenbare Zeiten und Profitabilität verwenden weiterhin die zugrunde liegenden Projektzeiten.
Vor der Umstellung
Prüfe vor der Änderung des Zeiterfassungsmodells zunächst, welche Ausgangssituation für deinen Arbeitsbereich gilt.
Wechselst du von Nur Projektzeiten, solltest du den Stichtag bewusst wählen. Er legt fest, ab wann eigenständige
Arbeitszeiten entstehen, und kann nicht in der Vergangenheit liegen.
Werden Arbeitszeiten und Projektzeiten bereits getrennt erfasst, ist kein Stichtag erforderlich. Die automatische Erstellung der Arbeitszeiten beginnt unmittelbar nach der Änderung des Zeiterfassungsmodells.
Wie geht es weiter?
→ Projektzeiten mit automatischen Arbeitszeiten – das solltest du wissen
Erfahre, wie Projektzeiten und automatisch erstellte Arbeitszeiten zusammenspielen.
→ Nur Projektzeiten – das solltest du wissen
Erfahre, wie die Projektzeiterfassung ohne separate Arbeitszeiten funktioniert.
→ Das richtige Zeiterfassungsmodell wählen
Vergleiche die drei Zeiterfassungsmodelle und ihre jeweiligen Einsatzbereiche.