Mit Nur Projektzeiten konzentriert sich timeghost Time tracking darauf, zu erfassen, wie viel Zeit Nutzer für Projekte und Aufgaben aufwenden.
Nutzer erfassen ihre Projektzeiten direkt und ordnen sie dem jeweiligen Projekt sowie gegebenenfalls einer Aufgabe zu. Diese Einträge können anschließend unter anderem für Projektauswertungen, Budgets, abrechenbare Zeiten und Profitabilitätsanalysen verwendet werden. Separate Arbeitszeiten werden in diesem Modell nicht erfasst.
Kurz zusammengefasst Nur Projektzeiten eignet sich für Organisationen, die nachvollziehen möchten, wofür Mitarbeitende ihre Zeit aufwenden, ohne zusätzlich separate Arbeitszeiten zu pflegen. Projektzeiten können Projekten und Aufgaben zugeordnet und für Auswertungen, Abrechnung und Projektcontrolling verwendet werden.
So werden Projektzeiten erfasst
In diesem Zeiterfassungsmodell erfassen Nutzer ihre Projektzeiten direkt.
Projektzeiten können mit dem Timer erfasst oder manuell eingetragen werden. Jeder Eintrag wird einem Projekt zugeordnet und kann zusätzliche Informationen wie eine Aufgabe, Beschreibung, ein Zeit-Kennzeichen oder den Abrechnungsstatus enthalten.
Welche Projekte und Aufgaben einem Nutzer bei der Erfassung zur Verfügung stehen, hängt von der Projektkonfiguration, Projektmitgliedschaften, Aufgabenzuweisungen und den jeweiligen Berechtigungen ab.
Projekte und Aufgaben geben die Struktur vor
Projekte bilden die Grundlage der Projektzeiterfassung in timeghost. Mit Aufgaben können Projekte zusätzlich in einzelne Tätigkeiten oder Arbeitsbereiche unterteilt werden.
Projekte können öffentlich oder privat sein. Öffentliche Projekte stehen Nutzern grundsätzlich für die Zeiterfassung zur Verfügung, während private Projekte auf die zugewiesenen Projektmitglieder sowie entsprechend berechtigte Arbeitsbereichsrollen beschränkt sind.
Aufgaben können zusätzlich bestimmten Nutzern oder Gruppen zugewiesen werden. Ist eine Aufgabe ausdrücklich zugewiesen, können nur die zugewiesenen Nutzer sie bei der Projektzeiterfassung auswählen. Aufgaben ohne ausdrückliche Zuweisung bleiben für die Projektmitglieder verfügbar.
Abrechenbare Zeiten, Stundensätze und Budgets
Projektzeiten können auch für die wirtschaftliche Auswertung von Projekten genutzt werden.
Für ein Projekt kann festgelegt werden, ob neue Projektzeit-Einträge zunächst als abrechenbar vorgeschlagen werden sollen. Der Abrechnungsstatus kann bei einzelnen Einträgen dennoch davon abweichen.
Stundensätze und Projektbudgets liefern zusätzliche Informationen für die Bewertung des Projektfortschritts, abrechenbarer Beträge und der Profitabilität.
Damit können Projektzeiten nicht nur zeigen, wofür Zeit aufgewendet wurde, sondern auch als Grundlage für Projektcontrolling und kundenbezogene Berichte dienen.
Kennzeichen liefern zusätzlichen Kontext
timeghost unterscheidet zwischen Projekt-Kennzeichen und Zeit-Kennzeichen.
Projekt-Kennzeichen werden einem Projekt zugewiesen und automatisch an alle Projektzeit-Einträge angehängt, die auf dieses Projekt gebucht werden.
Zeit-Kennzeichen können dagegen individuell für einen einzelnen Projektzeit-Eintrag ausgewählt werden und ermöglichen es, die Art oder den Kontext einer Tätigkeit genauer zu beschreiben.
Rollen, Berechtigungen und Projektverantwortung
Welche Projektdaten ein Nutzer sehen oder verwalten kann, hängt von seiner Rolle, seinen Berechtigungen, seiner Projektmitgliedschaft und möglichen Projektverantwortungen ab.
Die Rolle Controller ist speziell für den Zugriff auf projektzeitbezogene Informationen vorgesehen.
Zusätzlich erhält ein Nutzer, der für ein bestimmtes Projekt als verantwortlich hinterlegt ist, die erforderlichen Verwaltungsfunktionen innerhalb dieses Projekts. Diese Verantwortung gilt ausschließlich für das jeweilige Projekt und erweitert die Berechtigungen des Nutzers nicht im gesamten Arbeitsbereich.
Es werden keine separaten Arbeitszeiten erstellt
Mit Nur Projektzeiten bleiben Projektzeit-Einträge ausschließlich Projektzeiten. timeghost erstellt daraus keine separaten Arbeitszeit-Einträge.
Das Modell richtet sich damit an Organisationen, die eine projektbezogene Zeiterfassung benötigen, Arbeitszeiten aber nicht unabhängig davon pflegen müssen.
Wenn du zusätzlich eigenständige Arbeitszeitaufzeichnungen benötigst – beispielsweise als Grundlage für Arbeitszeitregeln, Sollstundenvergleiche oder Zeitkonten – eignet sich Projektzeiten mit automatischen Arbeitszeiten besser.
In diesem Modell erfassen Nutzer weiterhin ihre Projektzeiten, während timeghost daraus automatisch die zugehörigen Arbeitszeiten erstellt.
Wie geht es weiter?
→ Das richtige Zeiterfassungsmodell wählen
Vergleiche die drei Zeiterfassungsmodelle und ihre jeweiligen Einsatzbereiche.
→ Nur Arbeitszeiten – das solltest du wissen
Erfahre, wie timeghost funktioniert, wenn ausschließlich Arbeitszeiten erfasst werden.
→ Projektzeiten mit automatischen Arbeitszeiten – das solltest du wissen
Erfahre, wie aus erfassten Projektzeiten automatisch eigenständige Arbeitszeiten entstehen.
→ Auf automatische Arbeitszeiten umstellen
Erfahre, was beim Wechsel eines bestehenden Projektzeit-Arbeitsbereichs zu automatischen Arbeitszeiten passiert.